Verschwenden Sie kein Geld bei der Implementierung von Warenwirtschaftssystemen

Die Einführung von Warenwirtschaftssystemen ist immer mit Kosten verbunden. Um diese nicht unnötig in die Höhe schnellen zu lassen, sollten folgende Regeln beachtet werden:

Hardware

Achten Sie auf ordentliche und performante Hardware. Bei der Installation und beim Update von Warenwirtschaftssystemen fallen schnell einige Stunden Installationszeit an. Hat man beim Kauf der Hardware an der falschen Stelle gespart, bezahlt man die Ersparnis hinterher ums Vielfache an Dienstleistungskosten nach. Die Formel dazu ist recht einfach: Läuft der Server aufgrund einer langsamen CPU und einer langsamen Festplatte nur mit halber Performance, steigt die Dienstleistungszeit um 100%.
Außerdem ist Ihr Unternehmen in dieser Zeit vermutlich nicht einsatzfähig. Erkennt man dieses Problem zu spät, muss ein neuer Server angeschafft werden, welcher dann erneut eingerichtet werden muss. Ein “mittelmäßiger” Server hat beim Einsatz von professionellen ERP nichts verloren. Bitte beachten Sie dazu auch unsere Systemvoraussetzungen.


Betriebssystem

Oftmals werden neue Warenwirtschaftssysteme auf aktuellen Betriebssystemen installiert. Um auch hier nicht in absehbarer Zeit das Warenwirtschaftssystem neu aufsetzen zu müssen, sollte man kein Betriebssystem einsetzen, welches dann schon veraltet ist. Die besten Empfehlungen hierzu finden Sie ebenfalls in den Systemvoraussetzungen.


Betriebssystem-Patches

Achten Sie darauf, dass auch alle Betriebssystem-Patches installiert sind. Sie verlieren unnötig Zeit und Geld wenn während der Installation des Warenwirtschaftssystems eine “Zwangspause” durch eine Reihe von automatischen Betriebssystem-Updates entsteht. Stoßen Sie einfach 3 Tage vorher ein Update an und starten Sie anschließend den Server neu. Wiederholen Sie diese Prozedur 1 Tag vor der geplanten Warenwirtschaftssystem-Installation.


(TeamViewer-)Zugang

Sorgen Sie für einen reibungslosen Zugang zum Server, beginnend bei der Einrichtung der richtigen TeamViewer – Version, inkl. Übermittlung der ID und des Passwortes. Dazu gehört ggf. auch ein Windows-Benutzer mit Administrator-Rechten und einem entsprechenden Passwort. Achten Sie bei einer TeamViewer – Nutzung darauf, dass der PC sich nicht in den Stromsparmodus schaltet, sondern rund um die Uhr zugängig ist.


Support-Anfragen

Vermeiden Sie unnötiges Kommunikations-Ping Pong durch klar formulierte Fragen welche durch Screenshots oder Anlagen belegt werden. Fragen wie “Ich hatte eine Fehlermeldung. Ist das schlimm?” erzwingen immer die Rückfragen: “Wie war der Wortlaut oder die Nummer der Fehlermeldung und wie kann der Fehler reproduziert werden?”.
“Der Umsatz wird falsch angezeigt – unserer Meinung nach müsste er höher sein” zieht folgende Rückfrage nach: “Welche Umsatz wurde angezeigt (exakter Betrag)? Wie haben Sie diesen Betrag abgerufen (Schritt-für-Schritt-Anleitung, da manchmal solche Banalitäten wie “ENTER” statt” “TAB” zu falschen Ergebnissen führen). Fügen Sie nach Möglichkeit Screenshots oder Druckbelege bei, auf denen die angesprochene Zahl eingekreist ist.

Fragen Sie bei Unklarheiten bitte auch immer SOFORT nach. Wenn Sie zu spät nachfragen oder fragen “Warum hat man uns nicht gesagt …” (Wie man beispielsweise eine Datensicherung durchführen muss), dann vermutlich deshalb, weil Sie uns nicht gefragt haben und wir dann deshalb davon ausgehen, dass Ihnen die Prozedur bekannt ist.

Haben Sie uns jedoch eine Frage gestellt und haben trotzdem keine zufriedenstellende Antwort erhalten, liegt vermutlich ein Missverständnis oder ein Versehen vor. Wie reagieren i.d.R. innerhalb von 24 Stunden, das bedeutet Sie erhalten dann eine Lösung oder zumindest eine konkrete Mitteilung, wann wir das Problem lösen werden. Sollte Beides nicht erfolgen, sprechen Sie uns bitte erneut konkret darauf an – zur Not so oft bis es eine klare Antwort gibt. 

 


Reihenfolge

Auf unserer Homepage https://business-one-easy.de/ finden Sie eine optimale Reihenfolge zur Implementierung von Warenwirtschaftssystemen. Die darin enthaltenen 10 Phasen bauen chronologisch aufeinander auf. Nutzen Sie den Punkt 6.) vor dem Punkt 5.) werden Sie einige Bereiche entweder gar nicht oder falsch verstehen, wodurch sich der Schulungsaufwand erheblich erhöhen kann. Um “scharf” mit einem Warenwirtschaftssystem arbeiten zu können, sollten Sie alle Punkte bis zur roten Linie gut beherrschen.


Datensicherung

Vor jedem (größeren) Eingriff führen wir eine Datensicherung durch. Haben Sie die Daten bereits unmittelbar vorher gesichert, kann wertvolle Zeit gespart werden.


Abnahme

Jede Änderung sollte sofort von Ihnen überprüft werden. Führen Sie die Überprüfung später durch, kann bei einem Problem entweder der Fehler nicht mehr rekonstruiert werden oder Sie verlieren durch die Rücksicherung der Daten alle Eingaben, welche seit der Datensicherung durchgeführt wurden.


Diese Empfehlungen beziehen sich hauptsächlich auf die Implementierung von SAP Business One, gelten aber in ähnlichem Umfang für alle gängigen ERP-Systeme.